Aloo Studio

ESCRÍBENOS CONTACTO@ALOO.MX
LLÁMANOS (777) 314 49 89
CONTACTO

Mejora tu productividad en el trabajo: 6 prácticas para lograrlo

productividad-en-el-trabajo

La idea de la productividad en el trabajo, surgió como práctica a finales del siglo XVIII gracias a la revolución industrial. La idea inicial fue producir la mayor cantidad de productos, automatizando el proceso y con el objetivo de aumentar las ganancias.

En las últimas décadas, el término se ha ampliado a los servicios, y se ha llevado al ámbito de los recursos humanos, reforzando la idea de la autogestión y administración de los recursos y el tiempo de cada empleado.

Veamos cuáles son los aspectos básicos y las estrategias para mejorar la productividad en el trabajo.

La diferencia entre ser eficiente y eficaz

Para poner fin a la duda eterna entre estas dos cualidades puedes aprenderte estas dos frases. En verdad hay una enorme diferencia entre ambas, esta diferencia es capaz de determinar si eres productivo o no.

Eficiente es quien cumple un trabajo determinado.

Eficaz es quién da el mejor resultado con ese trabajo

De tal modo que si te pasas toda la noche trabajando sin parar para terminar una presentación a tiempo puedes decir que fuiste eficiente, más no eficaz.

Después de una noche sin dormir el resultado es que te sientes agotado el resto del día y no puedes dar lo mejor de ti en al momento de presentar.

Para hacer el mismo trabajo con eficacia tendrías que distribuir las tareas para que tanto tu reporte como tu presentación tengan el efecto que deseas.

Si haces tu trabajo con el mejor resultado posible estás siendo tanto eficiente como eficaz.

 

Administra tu energía

Comúnmente se habla de la administración del tiempo, es un tema ampliamente difundido en las organizaciones: talleres o clases que muestran a todos los colaboradores cómo administrar mejor el tiempo.

El problema es que en realidad el tiempo no es posible de administrar. No lo podemos acumular y reservar para el momento en el que lo necesitamos. El tiempo pasa independientemente de lo que hagamos.

Para aclararlo podemos comparar el tiempo con el dinero, este último se puede acumular y administrar para destinarlo a un fin en el futuro inmediato o lejano. En cambio, es imposible hacer lo mismo con el tiempo.

Esta idea me pareció muy interesante presentado por el conferencista Daniel Gómez Londoño.

Lo que sí podemos planificar y gestionar son las actividades que hacemos mientras pasa el tiempo, es decir nuestro trabajo y la energía que implica hacerlo.

 

“Más vale  un kilo de acción que una tonelada de teoría”  Friedrich Engels

 

Bajo este enfoque, lo que podemos hacer es elegir mejor lo que vamos a hacer durante el tiempo que tenemos. Cuando nos sentimos agotados empezamos a pensar: es que no tengo tiempo para nada, quiero contestar todos los correos, pasear al perro, ir al gimnasio y pasar tiempo con mis hijos. Todos hemos experimentado esta sensación de querer que el día tenga más de 36 horas para que alcancemos a hacer todo.

La “regla de un minuto”

Los profesionales del coaching de vida y negocios recomienda seguir esta regla para actuar: si te toma menos de un minuto hacerlo, hazlo ya; independientemente de lo que sea. Llamarle a tu madre, contestar un email, lavar los platos o limpiar la mesa.

Cuando comienzas a hacer esas pequeñas tareas en el momento, tendrás más organizado tu tiempo.  En lugar de acumular muchas pequeñas cosas que hacer que al final te llevan dos horas.

El concepto de productividad se relaciona mucho con la disciplina. De hecho sin ésta es un requisito que precede a la habilidad de ser productivo.

 

La disciplina es hacer lo que tienes que hacer tengas ganas o no.

Esto es particularmente difícil en nuestros tiempos que se caracterizan por la búsqueda del placer. Recibimos con gran gusto el cambio de paradigma sobre el hedonismo profesional: me voy a dedicar a lo que me gusta, si hago lo que me gusta me va a ir bien.

Estas afirmaciones tienen sentido práctico y te pueden hacer un profesional exitoso. Pero si el placer es tu único guía, no estás siendo disciplinado.

Todas las profesiones, oficios, trabajos empresas o proyectos tienen aspectos y momentos que no nos gustan. Un artista tiene que aprender a negociar los costos con los dueños de galerías donde quiere exponer, un contador tiene que saber de ortografía para evitar confusiones en los libros.

Si quieres mejorar la productividad en el trabajo, tenemos que forjar el hábito de la disciplina.

 

No hay tiempo para todo, pero siempre hay tiempo para lo importante

La verdad es que sí hay tiempo para todo lo importante. Por eso es recomendable, que hagas una lista honesta de lo que es una prioridad para ti y destinar días específicos.

El bloggero estadunidense Mark Manson menciona en uno de sus artículos lo mucho que sobrevaloramos nuestras metas u objetivos. Refiriéndose a la típica actitud que tenemos al inicio de año; planeamos lo que haremos en los meses siguientes y llevamos nuestras expectativas demasiado alto.

Una mejor solución es aterrizar nuestros objetivos por períodos más cortos con el objetivo de formar hábitos.

Un ejemplo muy popular nos hemos puesto como meta a inicio de año:

“Hacer ejercicio durante todo el año”

Cambialo por esto:

“Hacer ejercicio todos días de esta semana sin importar lo que pase” (tu propósito se repite semana con semana)

Esto implica que si no te da tiempo de ir al gimnasio, puedes salir a correr una manzana o hacer 20 sentadillas en la sala de tu casa.

No importa tanto la cantidad de ejercicio, como el hecho de que determines que, a pesar del trabajo e imprevistos, vas a dedicar por lo menos unos minutos a hacer ejercicio. La actividad física mejora la productividad en el trabajo. 

Es más valioso crear un hábito poco a poco que “lograr una meta” sólo un par de días.  Puedes llevar un registro en tu agenda personal marcando los días que has cumplido.

 

Premiate y toma descansos

Nuestro cerebro funciona a base de estímulos. Si sólo trabajas sin descansar agotarás la motivación que tienes para trabajar. Es recomendable que tomes entre diez y quince minutos dentro de tu jornada laboral para relajarte física y mentalmente. Si te es posible sal un momento del lugar de trabajo y practica estiramientos básicos de espalda, brazos, piernas, cuello y rostro. También puedes tomar un snack saludable que te recargue la energía.

Te puedes premiar cuando has sido productivo y has logrado o te has acercado significativamente a tu objetivo. Tu mente, y tu cuerpo, registren esa asociación. Es el viejo truco de las mamás para lograr que los hijos hagan sus tareas. En la vida adulta funciona igual de bien, elige tu premio: comer en un restaurante lindo o comprarte una camisa nueva o pasar una tarde tranquila viendo una película

El punto es que cuando te sientas desmotivado, recuerdes tu premio.

3 conductas que impiden ser productivo

  • Ser multitasking

Hacer muchas tareas a la vez para algunos es una cualidad deseable. De hecho, a las mujeres se nos atribuye esta capacidad; además se ha incrementado del uso de la tecnología en nuestra vida cotidiana. Para entender porque el multitasking es un problema hay que saber cómo funciona el cerebro humano.

El mito de las multitareas queda desbancado al ver que la atención mental al 100% está en una idea o acción a la vez. Puedes hacer muchas cosas, pero tu atención se divide en todas ellas.

Esta es la razón por la que suceden tantos accidentes de tránsito por hablar por teléfono mientras manejas: se divide la atención en dos tareas pero el cerebro sólo puede darle prioridad a una. En ese caso puede resultar mortal, en el trabajo quizá no lo sea.

Lo que es un hecho es que a los multitaskers les toma más tiempo pasar de una tarea a otra porque es su mente no pueden separar las ideas. Además tienden a tener mala memoria, debido a la cantidad de información que intentan controlar.

Cada tarea que haces durante el día merece tu atención al 100%, si no es así quiere decir que lo que estás haciendo no es una prioridad y por lo tanto deberías hacerla en otro momento o simplemente no hacerla.

Para los defensores del multitasking, es cierto que se puede hacer más de una tarea a la vez, quizá hasta cinco o siete actividades que ocupan diferentes sentidos y partes del cuerpo (brazos, manos, pies). Lo cierto es que tu atención sólo puede estar en una. Por eso es mejor hacer bien una actividad o tarea que diez mal hechas que requieran correcciones o revisiones posteriores.

  • Decir que sí a todo

Si eres de los que se ofrece a organizar la fiesta de cumpleaños de tus compañeros y ayudas a terminar los reportes de los demás no es una sorpresa que te falte el tiempo.

Esto se relaciona con la mala costumbre de decir sí a todo. Esto se relaciona con dos actitudes que impiden mejorar tu productividad en el trabajo:

  • No quieres delegar porque sientes que sólo tú lo puedes hacer bien
  • Temes decepcionar a quien te pide un favor o te asigna una tarea

Vuelve a tu lista de prioridades y revisa cuáles tareas son indispensables e importantes para ti. Sólo si las has cumplido podrás aceptar tener más tareas, de otro modo vas a decir NO. No puedo, no es mi responsabilidad o no es el momento adecuado. A veces las palabras negativas suenan fuertes o muy rudas. Puedes reformular la frase diciendo “ hoy tengo otra actividad planeada”. Mantente firme al defender tu postura.

Al principio te puede costar trabajo soltar esas actividades extras que tienes pero entre más lo practicas, más fácil es. Te sorprenderás de la cantidad de tiempo que tienes cuando te enfocas en tus prioridades y no en las de los demás.

  • Procrastinar

En este punto no hace falta profundizar mucho más, todos entendemos que posponer lo que tenemos que hacer provoca retrasos en nuestro día. Para evitar esas acumulaciones de pequeñas cosas sigue la regla de un minuto de la que ya hablamos.

Si se trata de una labor que requiere mucho de tu tiempo y esfuerzo sigue la regla de 45/10: con tres cuartos de hora de trabajo productivo, tómate 10 minutos de descanso. Esos minutos de descanso no son negociables, debes tomarlo para seguir dando lo mejor de ti. El descanso efectivo te hace ser productivo.

En esos diez minutos olvídate del celular o de seguir hablando del trabajo. Mejor prepárate un té relajante o come algo saludable; sino tienes hambre, estira tus extremidades y cuello.

Ser productivo requiere de cambios de hábito y el deseo de mejorar. Empieza poco a poco y lograrás resultados permanentes.

Si quieres conocer más, descarga la oferta para mejorar tu empresa desde adentro.

Mejora tu empresa desde adentro




Gabriela Trejo

De todas las formas de comunicación existentes mi favorita es la palabra escrita, y es a través de ella que espero ayudar al lector a conocer más sobre cómo crecer en su empresa o negocio.

Ver todas las entradas

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *